Evento
Es un acto que sirve para resaltar la marca de un producto o servicio a los clientes o trabajadores de la empresa. El evento se realiza respetando las políticas de la organización de la empresa. También es un suceso programado en el cual se presta o potencializa un producto.
Eventos Empresariales
Se realizan para fines corporativos los cuales incentivan y motivan a los empleados de la empresa a la cual pertenecen, estos pueden ser:
Eventos Mayores
a. Cena de Gala: se realiza para festejar u homenajear a un integrante de la empresa u organización.
b. Foros: se realiza en un grupo de personas con el fin de tratar un tema en común y especifico.
c. Festivales: Se hace para presentar nuevas dinámicas culturales, afianzar relaciones entre la empresa, se mejoran lazos de convivencia y para presentar productos o servicios.
d. Religiosos: celebraciones en las diferentes fechas de celebración religiosas.
e. Seminarios: se organiza una reunión didáctica que permite la participación activa de los asistentes.
f. Congresos: su función es adquirir algo nuevo dentro del sector del cual pertenezca la empresa, los cuales tendrá una duración de más de dos días que permiten adquirir nuevas ideas.
g. Lanzamientos de Producto
h. Conferencias: se tratan diferentes asuntos, en la cual se realizan exposiciones y presentaciones.
i. Exposiciones: se encargan de estimular el comercio, la cultura y la producción de diferentes artículos presentados públicamente.
j. Inauguraciones: da a conocer nuevas instalaciones o servicios
Eventos Menores
a. Desayunos, Almuerzos y Cenas: cuando se realiza un ascenso, para darle la bienvenida a un nuevo miembro a la empresa.
b. Cumpleaños: se festejan dependiendo la fecha de cumpleaños de cada empleado, si es muy grande la empresa se celebran por mes.
c. Talleres: son realizados con el fin de enfatizar en un tema que los empleados no tengan claro o explicar un producto y/o servicio nuevo.
Nombre de los comités designados
1. Comité General
2. Comité Financiero
3. Comité Logística
4. Comité Relaciones Públicas
5. Comité Divulgación
6. Comité Alimentos y Bebidas
7. Comité Producción
Funciones de cada Comité
1. Funciones Comité General
Se en carga de verificar asesorar y coordinar a los distintos comités para que se logren las metas propuestas para el evento.
1. Dirigir y velar por el cumplimiento de los objetivos del evento y las políticas organizacionales.
2. Aprobar el Presupuesto del evento.
3. Cumplir los acuerdos de las reuniones de Asamblea.
4. Aprobar el programa (propuesta de temas a tratar, conferencistas, estructura y distribución de actividades).
5. Tomar decisiones pertinentes referentes a la planeación del evento
6. Delegar funciones específicas en miembros de la organización.
7. Establecer la planificación (cronograma, fechas, tareas, actividades, duración y responsables) del evento.
8. Seguir y evaluar el cronograma de actividades desarrolladas por las comisiones de trabajo.
9. Conocer y aprobar el informe final.
10. Organizar las asambleas y reuniones con los demás comités para comprobar que se esté cumpliendo con los objetivos propuestos.
2. Funciones Comité Financiero
1. Asesorar sobre los ajustes y medidas que contribuyen al mejoramiento permanente de la planeación y proyección económica de los recursos del evento.
2. Registrar de manera adecuada y respecto a las normas vigentes y las del evento las operaciones contables, resultantes de toda operación comercial y financiera.
3. Coordinar con los distintos directores de los comités la evaluación presupuestaria y reprogramación de los distintos programas que conforman el presupuesto general del evento.
4. Llevar la formulación fiscalización y coordinación del presupuesto ordinario del evento y de las cuentas especiales.
5. Dar seguimiento al cumplimiento de las metas de los diversos programas presupuestales del evento.
6. Responder ante el Comité General por la correcta ejecución de los recursos financieros del evento.
7. Llevar a cabo el registro de las transacciones custodia de valores y pagos a proveedores.
8. Llevara la contabilidad y mantener al día los registros contables respectivos de las diversas cuentas corrientes del evento.
9. Responder por la confección de facturas, distintos reportes para el reintegro de los pagos a caja menor.
10. Evaluar factores de riesgo de los planes presupuestales entregados al Comité Financiero por parte de los demás grupos de trabajo.
3. Funciones Comité Logística:
La función logística se encarga de la gestión de los flujos físicos (materias primas, productos acabados y se interesa a su entorno.
1. Recursos (humanos, consumibles, electricidad).
2. Bienes necesarios a la realización del evento.
3. Servicios (transportes o almacén subcontratados).
4. La planificación del aprovisionamiento desde los proveedores de acuerdo con las previsiones de producción o venta.
5. La gestión de la cotización (con objetivo de la mejora del servicio)
6. El traslado de objetos de un lugar a otro (los recursos y equipos necesarios).
7. Planeación del evento (en cuanto a los planos, donde se ubican los stands, mesas, bebidas etc.).
8. Señalización del evento.
9. Organización de la entrada y salida de invitados al evento.
10. Establecer los requerimientos técnicos y logísticos que permitan la atención adecuada de los invitados.
4. Funciones Comité Relaciones Públicas
1. Contactar a los egresados SENA por medio de la base de datos del Proyecto Punto de Contacto para hacerles la invitación al evento.
2. Contactar un patrocinio con el fin de obtener ayuda para la financiación del evento.
3. Buscar un contacto empresarial para los egresados con el fin de brindarles información sobre vacantes.
4. Organizas una campaña para difundir información sobre el evento.
5. Colaborar con los demás comités para que el evento sea excelente.
6. Familiarizarse para recibir a los egresados de la manera correcta.
7. Enfatizar y motivar a todos los miembros del evento para asegurar la supervivencia del mismo.
8. Conocer con claridad que es Punto de Contacto Egresado SENA y cuál es su objetivo
5. Funciones Comité Divulgación
1. Atraer la atención de los auditores, egresados y aprendices SENA.
2. Tener actualizada la base de datos de los aprendices para así mismo poder ofrecer y darles un buen servicio.
3. Crear un buen ambiente de comunicación.
4. Manejar una página web de la empresa o del evento.
5. Desarrollar una agenda mensual para la muestra pública del evento.
6. Desarrollar estrategias para la visualización del tema objetivo.
7. Organizar los inmuebles requeridos para realizar dicho evento, con todo lo necesario, locaciones y utensilios necesarios
8. Llenar de motivación e información a los egresados del SENA
9. Promover y difundir el evento para así mismo darse a conocer.
10. Desarrollar una agenda para la presentación en vivo del evento.
6. Funciones Comité Alimentos y Bebidas
1. Seleccionar todo lo concerniente a alimentos y bebidas:
2. Ofrecer un buen catering a nuestros invitados
3. Manipular con higiene los alimentos que se vamos a ofrecer
4. Ubicar un buen sitio donde colocar los alimentos, para que nuestros invitados se sientan a gusto
5. Decorar la los alimentos y la mesa de acuerdo al evento
7. Funciones Comité Producción
1. Investigar los medios que van a ser utilizados para realizar el evento.
2. Hacer un listado de los instrumentos a cotizar.
3. Estar pendiente de que todo el lugar sea apto para llevarlo a cabo.
4. Verificar que todos los equipos electrónicos y técnicos que se empleen en el evento funcionen a la perfección y que estén ajustados según la necesidad de las personas que participaran de él.
5. Consultar a los diferentes comités sobre la aprobación de herramientas necesarias para la producción del evento
Nombre del Comité Asignado
Comité General
Funciones Específicas del Comité General
1. Realizar reuniones con los demás comités para verificar el cumplimiento de trabajo.
2. Establecer las fechas de programación de cada uno.
3. Cumplir con los objetivos para que el evento se lleve con excelencia.
4. Analizar las distintas propuestas que nos expongan los comités para decidir cual conviene más.
5. Informar a todos los integrantes de los comités las decisiones que se tomen.
Objetivos Específicos del Comité General
- Verificar que cada uno de los comités estén realizando su trabajo de acuerdo a las políticas organizacionales
- Coordinar las labores de cada uno de los integrantes de los comités para el logro de las metas propuestas por el proyecto.
- Velar por el buen servicio hacia los egresados el día del evento.
- Mantener un sistema de información fluida con los diferentes comités el cual permita resolver necesidades imprevistas para conseguir las metas propuestas.
Delegación de Cargos
Paola Cristina Veloza Quinche: Coordina y verifica que las tareas asignadas se estén llevando en el orden y de acuerdo a las funciones asignadas.
Leidy Carolina Daza Calderón: Asistente Personal en caso de que el coordinador no se encuentre lo sustituirá y delegara las funciones correspondientes.
Erika Mayerly Cortés López: Asistente General la cual se encarga de tomar apuntes claras y notificar reuniones, asambleas y eventos próximos.
Tema General del Evento
Informar a los egresados de los servicios que pueden encontrar en Punto de Contacto.
Nombre del Evento
Primera Feria para Egresados SENA Abril 2011
Objetivo General del Evento
Integrar a la mayor cantidad de egresados para dar a conocer los servicios que presta Punto de Contacto y de igual manera invitarlos a que participen y hagan uso de estos servicios.
Objetivos Específicos del Evento:
1. Coordinar las labores de cada uno de los comités para el logro de las metas propuestas por el proyecto.
2. Comunicarles a los egresados las actividades y proyectos de servicio a los que se dedica el evento.
3. Trabajar en equipo para llevar a cabo la organización y realización del evento para que este sea exitoso.
4. Integrar al egresado con el fin de identificar oportunidades y necesidades laborales y académicas.
5. Gestionar y promover la interacción de los egresados y aprendices SENA para ampliar su visón y conocimiento.
6. Garantizar la elegancia y el buen gusto del catering que ofreceremos, brindando un buen servicio al invitado preservando la calidad e higiene.
7. Separar y acondicionar el auditorio y cada uno de los stands para lograr cumplir a cabalidad el evento
Temas Específicos del Evento
- Varios stands los cuales brindan información a los egresados.
- Realizar una conferencia en la cual se presentaran y analizaran los servicios que ofrece Punto de Contacto.
- Presentar testimonios de egresados SENA exitosos para dar una motivación a los invitados.
Designación de los Temas a cada comité
